Träumst du auch von einer gut gefüllten Vertriebspipeline, mit der jederzeit neue Aufträge geschlossen werden können?
Gerade als Dienstleister muss man mit der knappen Ressource Zeit besonders sinnvoll umgehen. Denn oft binden die einzelnen Kundenprojekte nicht nur Zeit, sondern auch unsere volle Aufmerksamkeit. Vertriebliche Aufgaben werden dann oft stiefmütterlich behandelt und entsprechend selten durchgeführt.
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Was ist eine Vertriebspipeline?
Eine Vertriebspipeline ist ein visuelles Modell, das alle einzelnen Chancen auf Umsatz und Aufträge aggregiert darstellt. Für jedes potenzielle Angebot wird dabei wie auf einem Kanban Board ein Kärtchen als visueller Repräsentant angelegt. Jedes dieser Kärtchen wird dann in einzelne Stufen einsortiert. Alle Stufen zusammen repräsentieren dabei deinen üblichen Vertriebs- und Verkaufsprozess.
Alle Geschäftschancen werden so in einen gedanklich vereinheitlichten Prozess eingruppiert. Dadurch entsteht die Möglichkeit, den einzelnen Verkaufsablauf hinter der Geschäftschance zu analysieren.
Für die Zukunft kann so erkannt werden, ob der Verkaufsprozess an einzelnen Stellen verbessert werden kann. Auch kann man über den großen Daumen anpeilen und aus Erfahrungswerten schließen, wieviel zukünftiger Umsatz vermutlich aus den vorhandenen Geschäftschancen entstehen wird.
Auch im Tagesgeschäft hilft so eine Vertriebspipeline. Denn sie macht auf einen Blick erkennbar, bei welchem Kontakt wann welche nächste Verkaufsmaßnahme erforderlich ist. So kann man oft mit nur einem Mausklickbeispielsweise sehen, bei wem heute telefonisch nachzuhaken ist oder wer im Laufe der Woche noch welches Angebot per E-Mail erhalten soll.
Sofern man seine Vertriebspipeline in einer E-Mail-Markeiting-Software anlegt, erzielt man einen zusätzlichen erheblichen Zeitvorteil.
- Sobald sich aus den verschiedenen Dialogen mit dem potenziellen Kunden eine neue Information ergibt, die seine Position im Verkaufsprozess verändert, kann man sein Kärtchen ganz leicht mit der Maus in die neue Stufe ziehen.
- Außerdem kann man den einzelnen Stufen zudem Automatisierungen zuordnen.
Sagt ein Kontakt beispielsweise das Erstgespräch vorher wieder ab, will man sicher nachfragen, woran das liegt und einen neuen Termin vereinbaren. Über die Automation können dazu vorgefertigten E-Mails gesendet werden.
Ist ein Interessent mit dem Angebot einverstanden, kann mit Hilfe einer Automation automatisch der Vertrag per Mail versendet werden.
Automationen machen es also möglich, sich nicht mehr selbst um Routineaufgaben rund um die Vertriebspipeline kümmern zu müssen.
Kurztraining: So baust du deine Vertriebspipeline auf
Ich habe ein kurzes Training für mein Linkedin-Profil aufgenommen, in dem ich dich hinter die Kulissen eines Kundenprojekts blicken lasse. Du erfährst, wie auch du deine Vertriebspipeline einrichten kannst – und was es dabei zu beachten gilt.
So gewinnst du planbar und verlässlich neue Kunden
Erfahre in meinem ausführlichen Ratgeber, wie du ab heute deutlich bessere Marketing-Resultate bekommst. Wohin soll ich die Zugangsdaten schicken?
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Ist eine Vertriebspipeline nicht nur etwas für große Unternehmen?
Besonders in diesen drei Alltagssituation ist eine Pipeline für deinen Vertrieb und für offene Angebote wertvoll:
Team of 1
Gerade als Einzelkämpfer ist es schwer, Starttermine für Aufträge und laufende Projekt zeitlich aufeinander abzustimmen. Oft entsteht eine Leerzeit nach Abschluss des einen Auftrags. Eine Vertriebspipeline hilft dir, die Leerzeiten zu verringern, weil du ohne Umschweife abschlussbereite Angebote identifizieren kannst.
Productized Service
Dein Productized Service kennt keine oder nur wenige Kapazitätsgrenzen. Um also das volle Umsatzpotenzial auszuschöpfen, ist eine Vertriebspipeline sinnvoll. Denn sie hilft dir, zügig mehrere offene Angebote zum Abschluss zu bringen.
Content Marketing
Du investierst einen guten Anteil deiner wertvollen Zeit für die Erstellung kostenloser Inhalte, die Leads generieren sollen. Erst eine gut strukturierte Vertriebspipeline aber macht erkennbar, ob dein Content die passenden Leads gewinnt.
Ich möchte dir darum im folgenden an einem Praxisbeispiel zeigen, wie du eine eigene Vertriebspipeline aufbaust.
Praxisbeispiel: so baut Maria ihre Vertriebspipeline auf
Maria ist – ähnlich wie Melina – eine Webdesignerin. Sie möchte mit einer Vertriebspipeline Designaufträge akquirieren.
Sie hat deshalb recherchiert, welche Software ihr ein CRM bietet, bei dem man auch eine Vertriebspipeline pflegen kann. Eine von mir dafür empfohlende Software ist ActiveCampaign.
Als nächstes hat Maria einmal aufgeschrieben, welche Stufen (auch Etappen genannt) ihr Verkaufsprozess umfasst. Sie kam auf 7 Stufen.
Stufe 1: Neue Anftrage
Um mit potenziellen Kunden ins Gespräch zu kommen, bietet sie auf ihrer Webseite die Möglichkeit eines unverbindlichen Erstgesprächs an. Interessenten wählen dort einen für sie passenden Termin aus.
Selbstverständlich kann Maria das Terminformular so einstellen und mit ihrem eigenen Kalender-Tool synchronisieren. Der Terminkalender auf ihrer Webseite bietet Interessenten also nur Termine an, zu denen Maria sich Zeit freigehalten hat.
Bucht ein potenzieller Kunde einen solchen Termin, wird im CRM eine Geschäftschance angelegt und in Stufe 1 angelegt.
In Stufe 1 von Marias Vertriebspipeline liegen also Geschäftschancen, zu denen ein Erstgespräche verabredet ist, es aber noch nicht stattgefunden hat. Eine Automation im Hintergrund sendet eine E-Mail.
Mit dieser E-Mail bedankt Maria sich für das Interessen und verlinkt drei Fallstudien über zufriedene Kunden. So soll das Vertrauen des Interessenten in Marias Fähigkeiten untermauert werden.
Stufe 2: Kein Gespräch möglich
Zum verabredeten Termin ruft Maria den Interessenten an. Wird ihr Anruf auch beim zweiten Anrufversuch nicht entgegengenommen, wertet Maria dies als „Nichterscheinen“.
Sie schiebt das Kärtchen in diese Stufe und eine Automation im Hintergrund sendet eine E-Mail. Die E-Mail geht auf den Umstand ein, dass das Gespräch nicht wie verabredet zustandegekommen ist. Neben der Frage nach den Gründen enthält die Mail auch einen Link, mit der der Interessent seinen Termin nachträglich auf einen neuen Termin verschieben kann.
Stufe 3: Termin abgesagt
Gute Online-Terminkalender senden dem Interessenten vor dem Termin automatisch Erinnerungen per E-Mail. In den E-Mails besteht für den Interessenten auch die Möglichkeit, den Termin wieder abzusagen.
Marias Vorteil ist, dass der Termin für andere Interessenten wieder frei wird, sobald ein Interessent keinen Bedarf mehr am Gespräch hat.
Das Verschieben des Kärtchens geschieht automatisiert, sobald die Absage erfolgt. Im Hintergrund startet dann eine separate Automation, die beim Interessenten per E-Mail nachfragt, was die Gründe für die Ansage sind.
Marias möchte mit dieser Nachfrage erkennen, ob es Gründe gegen den Termin gibt, die sie noch aus dem Weg räumen kann, um doch nochden Termin verabreden und die Umsatzchance realisieren zu können.
Stufe 4: Später nochmal kontaktieren
Findet das Gespräch dann statt, kann es auch das Ergebnis geben, dass momentan kein akuter Bedarf an einem Angebot besteht, in wenigen Wochen jedoch vermutlich schon.
Da hier nun manuelles Nachfassen in wenigen Wochen ansteht, liegt hinter dieser Stufe keine Automation. Das Kärtchen in dieser Stufe ist lediglich eine optische Erinnerung, dass da noch ein Gesprächsstrang offen ist.
Stufe 5: Angebot versenden
Verläuft das Gespräch wie geplant, möchte der Interessent sein Angebot erhalten. Maria verschiebt das Kärtchen dazu in diese Stufe.
Immer freitags schaut sie in dieser Stufe nach und erstellt die Angebot für die Interessenten. Danach schiebt sie die Kärtchen in die nächste Stufe.
Stufe 6: Konsequent nachfassen
Hier liegen alle Kärtchen von Interessenten, die ein Angebot von Maria erhalten haben. Montags und mittwochs schaut sie hier nach und hakt bei allen Interessenten nach, die das Angebot noch nicht angenommen oder abgelehnt haben.
Oft entstehen so weitere Telefonate, mit denen Maria ihr Angebot besser zuschneiden kann. Insgesamt hilft ihr diese Stufe dabei, die Abschlussquote zu verbessern.
Stufe 7: Vorgang abgeschlossen
Sobald ein Angebot angenommen oder abgelehnt wird, wandert das zugehörige Kärtchen in diese Stufe.
Letztlich landen also alle Kärtchen irgendwann hier. Damit dies visuelle Darstellung aber nicht mit den Kärtchen in dieser Stufe optisch zugemüllt wird, werden die Kärtchen hier in der Standardansicht der Vertriebspipeline ausgeblendet.
Du siehst: Eine Vertriebspipeline spart deine Zeit und bietet dir jederzeit die Möglichkeit, deine Geschäftschancen und Umsatzpotenziale zu erkennen. Zudem muss die Pipeline nur einmal eingerichtet werden und kann danach mit sehr geringem Aufwand gepflegt werden.
Ich finde, du solltest unbedingt auch mit einer eigenen Vertriebspipeline arbeiten.
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