So verwaltest du deine Leads und Kunden als ActiveCampaign Kontakte

In diesem begleitenden Beitrag zu ActiveCampaign für Beginner lernst du, was Kontakte in ActiveCampaign sind und wie du sie als CRM und dein Kontaktmanagement nutzt.

ActiveCampaign Kontakte bilden neben den Automationen das Herzstück der Software, denn hier sammelst du alle relevanten Informationen, die du für dein Marketing benötigst. Neben den allgemeinen Kontaktdaten werden hier vor allem die benutzerdefinierten Felder, die Tags und die Automationen dokumentiert. Diese Daten sind wichtig, wenn du geschäftliche Abläufe automatisieren willst, wie zum Beispiel im ActiveCampaign Meisterkurs.

Die obige Videolektion führt dich Schritt für Schritt durch alles Wichtige. In den anschließenden Lektionen bauen wir dann auf den ActiveCampaign Kontakten mit weiteren Konzepten und Methoden auf.

Lies auf dieser Seite weiter, um mehr über ActiveCampaign Kontakte zu erfahren.

Einzelne Kontakte stellen die Grundlage deines Kontaktmanagements im Geschäft dar.

Erinnere dich bitte an „früher“:
Zum Einen stand da auf deinem Schreibtisch eine Visitenkarten-Box und sie enthielt die Visitenkarten deiner Kontakte.
Zum Anderen hattest du noch Kontakt zu anderen Geschäftskontakten. Von diesen Kontakten besaßt du – aus unterschiedlichen Gründen – jedoch keine Visitenkarte. Ihre Kontaktdaten hast du vermutlich in einer Excel-Liste gespeichert.
Im Internet-Zeitalter gibt es zwar immer noch Excel-Listen und Visitenkarten. Das Kontaktmanagement erfolgt aber nun im Rahmen eines sogenannten CRMs (Customer Relationship Management-Tools). Ein solches Tool bietet ActiveCampaign dir mit der Contacts-Funktionalität (verfügbar ab dem Plus-Plan). Im Lite-Plan reduziert sich diese Funktionalität auf die CRM-Funktionen, die für das E-Mail-Marketing und die Automatisierung notwendig sind.

Wenn du jetzt denkst, dass deine Kontakt in ActiveCampaign also weit mehr Informationen und Daten speichern können, als du für das bloße senden von E-Mails und Newslettern denkst, dann hast du damit Recht. 🙂 Es lohnt sich also, die Contacts in ActiveCampaign genau zu verstehen und kennenzulernen.

Ein Kontakt besteht dabei mindestens aus einer E-Mail-Adresse. Mehr Informationen sind nicht zwingend nötig, aber hilfreich. Sobald du also eine E-Mail-Adresse in ActiveCampaign anlegst, gilt diese als eigenständiger Kontakt.

(Technischer Hintergrund: Eine Datenbank benötigt pro Eintrag immer einen eindeutigen Anker für den Eintrag, damit der Eintrag in der Datenbank zuverlässig „wiedergefunden“ werden kann. In deiner Kontakte-Datenbank in ActiveCampaign sind deshalb die E-Mail-Adressen dieser eindeutige Anker, da ja jede E-Mail-Adresse nur ein einziges Mal existiert. Aus diesem Grund kannst du keinen Kontakt ohne Angabe einer E-Mail-Adresse anlegen.)

Abbildung 1:

Zur Abbildung 1: Du erreichst die Kontakt-Funktionalität mit Klick auf die stilisierten Personen (rote Umrandungsmarkierung). Die weiteren Unter-Funktionen (gelbe Umrandunsmarkierung) werden wir – mit Ausnahme von ‚Manage Tags‘ – nicht in diesem Abschnitt zu den grundlegenden Funktionen besprechen.

ActiveCampaign bietet dir eine übersichtliche Kontaktliste an. Hier solltest du dich unbedingt gut auskennen, um stets den Überblick zu haben.

Oft möchte man zum Beispiel auch bestimmte Kontakte gebündelt bearbeiten (engl. bulk edit). Deshalb kannst du deine Kontaktliste auch nach bestimmten Kriterien filtern.

Beides zeige ich dir in diesem Video:

Sollte man inaktive Kontakte besser löschen?
Ich bekomme mit, dass viele ActiveCampaign-User darüber nachdenken, inaktive Kontakte zu löschen. Das ist aber unnötig und birgt auch Risiken. Unnötig ist es, weil ein Kontakt, der auf keiner Liste mehr aktiv ist, auch kein Geld an ActiveCampaign mehr kostet.

Riskant ist es, weil ein böswilliger Mensch sich rechtlich einwandfrei bei dir auf der Liste eintragen, deine erste E-Mail lesen und sich fünf Minuten später wieder austragen könnte. Wenn du diesen dann inaktiven Kontakt aus dem System löscht, könnte es zum Problem werden: Denn der böswillige Mensch könnte nun juristisch gegen dich vorgehen und behaupten, du hättest seine Daten widerrechtlich benutzt. Wenn du den Kontakt dann aus dem System gelöscht hast, kannst du nicht mehr beweisen, dass dein Mailversand korrekt war. Meine dringende Warnung: solange inaktive Kontakte keine zusätzlichen Softwarekosten bedeuten, behalte sie unbedingt zu Dokumentationszwecken im System.

Falls du momentan noch keine Kontakte in der Liste hast, komme wieder hierher zurück, sobald du Kontakt im Account gespeichert hast. Gehe nun zum nächsten Video weiter.

Du kannst zu jedem erfassten Kontakt die Einzelkontaktansicht öffnen. Um diese besser zu verstehen, solltest du dir Abbildung 1 genau ansehen und vielleicht auch ausdrucken.

Darauf erkennst du die einzelnen Bestandteile der Einzelkontaktansicht.

Abbildung 1:

Zu Abbildung 1:

Ganz oben – rot unterstrichen – findest du den Datenbank-Anker, die E-Mail-Adresse. Hiersiehst du auf einen Blick, ob du dich in der Einzelkontaktansicht des richtigen Kontakts befindest.

Es folgt – blau umrandet – die Reiter: Hier kannst du zwischen der Personal Info, also den persönlichen Daten zum Kontakt, und den ihm zugeordneten Deals wechseln. Auf die Deals kommen wir an anderer Stelle zurück. Hier geht es nur um die Personal Info.

Es folgt – gelb umrandet – die Kurzinformation: Hier findest du die E-Mail-Adresse, die Telefonnummer und die Organization (zu deutsch: Organisation). Wenn du hier auf die E-Mail-Adresse klickst, kannst du den Vornamen und den Nachnamen bearbeiten. Auch die E-Mail-Adresse, die Telefonnummer und die Organization kannst du hier bearbeiten.

Die Organization ist nichts anderes als die Organisation oder die Firma, für die ein Kontakt arbeitet. Der Eintrag hier ist relevant für die Deal-Funktionalität von ActiveCampaign.

Es folgt – grün umrandet – die individuellen Felder: Es gibt Standardfelder, die du aus der Kurzinformation bereits kennst, und individuell angelegte Felder (engl. custom fields). Individuelle Felder speichern bestimmte Informationen zum Kontakt, die nicht über Tags oder Listen abgebildet werden sollen. Wie genau du individuelle Felder nutzt, besprechen wir an anderer Stelle in diesem Modul.

Es folgen – rot unterstrichen – zusammenfassende Angaben zu Tags, Listen und Automations: hier kannst du Tags löschen und hinzufügen, Kontakte manuell auf Listen eintragen oder den Status eines Eintrags auf einer Liste manuell ändern.

Auch kannst du hier Kontakte manuell zu bestimmten Automations hinzufügen oder dir mit Klick auf die jeweilige Automation einen Report ansehen, wie oft und wann ein Kontakt eine Automation in der Vergangenheit durchlaufen hat. Mehr zu diesem Report in Abbildung 2.

Auf der rechten Seite – schwarz umrandet – findest du eine Anzeige der letzten Aktivitäten zu einem Kontakt. Am häufigsten dürftest du hier sehen, in welchen Automations ein Kontakt sich befindet, welche Mails zuletzt gesendet wurden und ob der Kontakt diese Mails auch geöffnet und welche Links er darin geklickt hat.

In der Abbildung siehst du auch noch andere Elemente: Ich möchte diese aber zum jetzigen Zeitpunkt aus didaktischen Gründen überspringen und bitte um dein Verständnis. Ich komme wieder darauf zurück, wenn es angebracht ist.

Wichtig ist, dass du verstehst, dass du
hier einen zusammenfassenden Überblick über alle mit dem Kontakt verbundenen Daten und Informationen bekommst
hier einzelne Daten manuell ändern kannst, wenn nötig
Sobald du mit deinem eigenen Kontakt in deinem Account angelegt bist, empfehle ich dir, in der Einzelkontaktansicht von dir selbst ein wenig herumzuspielen.

Abbildung 2:

Zu Abbildung 2:

Hier siehst du einen Report über die Aktivität eines Kontakts innerhalb einer bestimmten Automation und du erkennst, wie oft ein Kontakt in einer Automation war, wann er das war und ob alle Durchläufe beendet sind. Im Beispiel-Screenshot siehst du, dass der Kontakt erst einmal in die Automation (Name der Automation: M18-SEG – Segmentation Bucket Nurturing) gekommen ist, nämlich am 18.04.2019. Bis zum Moment des Screenshots hat der Kontakt 4% der Automation durchlaufen, d.h. er befindet sich noch in der Automation.

Mit Klick auf ‚end‘ könntest du diesen Durchlauf nun manuell beenden oder mit Klick auf ‚view‘ dir genau ansehen, wie der Kontakt sich in der Automation bisher verhalten hat. Diese beiden Funktionen nutzt man in der Regel aber nur, wenn man neue Automations testet und bevor man diese aktiviert.

Wenn du das alles in deinem Account nachvollzogen hast, gehe zur nächsten Lektion.

Individuelle Felder gehören auch zu den Kontakten. Wir besprechen sie aber in einem separaten Tutorial.

Du möchtest deine Datenbank natürlich mit möglichst vielen Kontakten füllen. Heute und in alle Zukunft. Darum besprechen wir in diesem Untermodul alle Möglichkeiten, mit denen Kontakte in deine Datenbank gelangen.

Genauer gesagt besprechen wir diese Wege:
Manueller Eintrag
Import deiner Kontaktliste
Eintrag per Formular
Eintrag per API
Du wirst schnell feststellen, dass du nicht heute, aber im Laufe der Zeit auf alle diese Optionen zurückgreifen musst. Daher wünsche ich dir viel Spaß beim Kennenlernen der verschiedenen Optionen.

Wenn du einen Kontakt manuell erfassen möchtest gehst du wie folgt vor:

1. Du klickst im Dashboard auf ‚Contacts‘ oder öffnest diese URL in deinem Browser: https://accountname.activehosted.com/contacts/ – wobei du accountname durch deinen Account-Namen ersetzt.
2. Du klickst auf ‚Add a contact‘
3. Es erscheint ein Pop-Up in die du die E-Mail-Adresse einträgst. Die Mailadresse ist ein Pflichtfeld. Optional kannst du noch den Vor- und Nachnamen, die Telefonnummer und die Organisation erfassen, siehe Abbildung 1.
4. Wenn du an dieser Stelle auch deine custom fields befüllen möchtest, kannst du das Kontextmenü mit Klick auf den blauen Link problemlos erweitern, siehe Abbildung 1.

Abbildung 1:

5. Wenn du alles eingetragen hast, klicke ‚Add‘.
6. Es erscheint ein weiteres Pop-Up, in dem du nun die Daten und Einstellungen des Kontakts nachtragen kannst – und zwar in Bezug auf die Listen, die Deals, die Tags, die Automations und die erweiterten Listen-Optionen. Sofern dir das jetzt im Moment nichts sagt, musst du hier auch nichts tun. Erinnere dich bitte: Damit der Kontakt jedoch Mails via ActiveCampaign erhalten kann, muss er jedoch mindestens in einer Liste aktiv gesetzt sein. Diese Einstellung solltest du hier also mindestens vornehmen. Setze dazu einfach bei der passenden Liste ein Häkchen, siehe Abbildung 2.

Abbildung 2:

7. Wenn du alles erledigt hast, klicke ‚Apply‘. Damit ist der Vorgang abgeschlossen und der neue Kontakt ist erfasst.

Wichtiger Hinweis: Du bist im Zweifel verpflichtet zu dokumentieren, dass die Person dir die Erlaubnis gegeben hat, ihr E-Mails zuzusenden. Bei einem manuellen Eintrag ist so eine Dokumentation natürlich nicht innerhalb von ActiveCampaign direkt möglich, da ja du selbst einen Eintrag vornimmst. Da ich kein Anwalt bin, kann und darf dich nicht beraten, wie du damit umgehen solltest. Ich möchte dich an dieser Stelle nur auf diesen Umstand hinweisen.

Auch das besprechen wir in einem separaten Tutorial.

Wie viele andere Softwaretools auch bietet ActiveCampaign eine Programmierschnittstelle, auch API genannt.

Wenn du diese einrichtest, gestattet ActiveCampaign damit dem anderen Programm bestimmte Zugriffsmöglichkeiten auf sich selbst. ActiveCampaign gibt damit also in bestimmtem Rahmen die Steuerung an andere Softwares ab. Ich mache das am besten an zwei, drei Beispielen deutlich:

1. Wenn du zum Beispiel mit einem Tool wie AcuityScheduling kostenlose Erstberatungen anbietest, dann kannst du eine Schnittstelle einrichten, durch die die Daten von AcuityScheduling direkt in ActiveCampaign eingetragen werden. AcuityScheduling verändert dann eigenmächtig die Datenbank in deinem ActiveCampaign-Account.
2. Wenn du zum Beispiel mit Webinaris ein automatisiertes Webinar anbietest, dann kannst du eine Schnittstelle einrichten, durch die die Daten von Webinaris direkt in ActiveCampaign eingetragen werden. Webinaris verändert dann eigenmächtig die Datenbank in deinem ActiveCampaign-Account.
3. Wenn du einen Shopify-Shop betreibst, dann kannst du eine Schnittstelle einrichten, durch die die Kundendaten deines Shops direkt in ActiveCampaign eingetragen werden. Shopify verändert dann eigenmächtig die Datenbank in deinem ActiveCampaign-Account.

Du erkennst also das Muster: Mit einer Programmierschnittstelle automatisierst du den Datenaustausch. Das erleichtert im geschäftlichen Alltag vieles.

Da ActiveCampaign ein riesiges Unternehmen mit vielen Kunden ist, hat jeder andere Softwareanbieter logischerweise viele Kunden, die auch ActiveCampaign nutzen. Die Programmierer dieser Softwaretools bieten daher sehr oft direkte Unterstützung bei der Einrichtung dieser Programmierschnittstellen an. Sehr oft wirst du also bei dem jeweiligen anderen Tool gute Anleitungen finden, mit denen du diese Schnittstellen einrichten kannst.

Solltest du hierzu keine Informationen finden, solltest du im zweiten Schritt recherchieren, ob Zapier oder Integromat dir eine Schnittstelle anbieten können. Hier ins Detail zu gehen, würde aber den Rahmen dieses Kurses sprengen.

Deine Aufgabe: Überprüfe, welche anderen Softwaretools Daten für dich registrieren und recherchiere, welche dieser Daten du in ActiveCampaign benötigst. Richte dann die jeweilige Schnittstelle ein.

Alle Deine Kontakte kannst Du auch den Unternehmen und Organisationen zuweisen, für die die Kontakte tätig sind. Dazu gibt es die Möglichkeit, sogenannte Accounts zu nutzen. Mit Accounts sind schlicht die Firmen und Organistionen gemeint.

Du kannst selbstverständlich auch Daten verwalten, die nicht die Kontakte, sondern die Accounts selbst betreffen. So hat zum Beispiel eine Firma eine Büro und dieses Büro hat eine Adresse, die im Account hinterlegt ist.

Um die Accounts zu nutzen, benötigst Du mindestens das Plus-Paket der Software. Sofern Du mit Firmenkunden und nicht Einzelpersonen arbeitest, ist das sicherlich notwendig.

Einen neuen Account, also die Firma oder Organisation selbst, für die einer Deiner Kontakte tätig ist, erstellst du wie folgt:

1. Klicke in den Reiter Contacts
2. Klicke im Untermenü auf Accounts
3. Klicke den “Add an Account” Button.
4. Ein neues Bedienfenster erscheint. Trage alle Daten zu dem Account ein und füge mit „add a contact“ alle Kontakte hinzu, die für diesen Account tätig sind.
5. Dein Account ist angelegt und du kannst alle Accounts nun ähnlich wie in der Kontaktliste aufrufen und bearbeiten.

In der Account-Ansicht kannst Du unter actions einen Account auch wieder löschen.

Weitere Informationen hat ActiveCampaign für dich hier zusammengetragen.

Nun ist es auch möglich, dass Du mit Firmen und nicht nur mit Einzelpersonen kommunizierst.

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