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Foto Christian Gursky

Welche Email Marketing Software die richtige für dich ist

Wenn du systematisch im Internet Kunden gewinnen möchtest, kommst du nicht ohne eine Email Marketing Software aus. Denn die Kommunikation mit potenziellen Kunden erfolgt heute nicht mehr so oft über telefonischen Vertrieb. Sie findet viel öfter via Mail Adresse der Kontakte statt.

Ich unterstütze dich in diesem Artikel dabei, die Bedeutung der richtigen Software für dein Unternehmen nachzuvollziehen. Am Ende findest du erprobte Leitplanken, um dein Newsletter Tool auszusuchen.

Was ist eine Email Marketing Software beziehungsweise ein Newsletter Tool?

Charakteristisch für Newsletter ist es, dass alle Kontakte auf der E-Mail-Liste dieselbe E-Mail zur gleichen Zeit erhalten. Darum ist es die zentrale Aufgabe vom Newsletter Tool, die E-Mail-Adressen von Kontakten aufzubewahren. Das Unternehmen kann dann in der Software Newsletter erstellen und diese an die Kontakte senden.

Der Newsletter ist oft der erste direkte Kontakt zwischen einem Unternehmen und seiner Zielgruppe. Viele Webseitenbesucher tragen ihre E-Mail-Adresse ein, weil sie eine Testversion starten oder einen Lead-Magneten herunterladen wollen.

Das “newsletternde” Unternehmen erhält durch die Email Marketing Software eine kontinuierlich wachsende Liste von E-Mail-Adressen potenzieller Kunden. Newsletter-Marketing erfreut sich deshalb in den letzten Jahren gerade bei kleinen und mittleren Unternehmen großer Beliebtheit.

Das Team hinter deiner Email Marketing Software kümmert sich darum, dass deine E-Mails auch wirklich im Postfach deiner Kontakte landen.

Es gibt jedoch noch einen wichtigen Unterschied zwischen einem Newsletter Tool und einer Email Marketing Software. Dazu später mehr. Lass uns erstmal drei häufig gestellte Fragen klären.

Wer sollte eine Email Marketing Software nutzen?

Im Prinzip ist eine Email Marketing Software für jeden sinnvoll, der eine Webseite betreibt.

Denn die Kommunikation über die E-Mail-Adresse ermöglicht es Unternehmen, kostengünstig in Kontakt zu bleiben. Die eingesetzte Software macht das nun auch bei Personen möglich, die momentan vielleicht noch gar keinen Bedarf an deinen Produkten haben. Du erreichst damit Kunden viel früher als dein Wettbewerb, der kein E-Mail-Marketing macht.

Mit E-Mail-Marketing können Unternehmen also auch diese “losen Kontakten” gezielt ansprechen und als potenzielle Kundenkontakte pflegen. Ohne eine Email Marketing Software wäre dies aus betriebswirtschaftlichen Gründen nicht vertretbar.

Hat Social Media das Newsletter Tool nicht überflüssig gemacht?

Recherchiert man heutzutage, wie man online Kunden gewinnt, liest man oft, Social Media sei die Zukunft. Mehr noch: E-Mail-Marketing habe ausgedient.

Richtig ist, dass Menschen heutzutage sehr viel Zeit am Smartphone und in sozialen Netzwerken verbringen. Vordergründig scheint es also logisch zu sein, dass man seine eigene Zielgruppe deshalb in sozialen Netzwerken am schnellsten erreichen könne.

Soziale Netzwerke werden jedoch von kommerziellen Unternehmen betrieben. Diese Unternehmen stehen nun wie ein Zöllner zwischen dir und deinen Kontakten. Denn sie wollen mit dem sozialen Netzwerk Geld verdienen.

In meinem Podcast Unternehmer.FM habe ich schon früh über die Bedeutung von E-Mail-Marketing für dein Geschäft gesprochen. Höre dir gern die Episode an, damit du besser verstehst, das Social Media-Erfolge zu schnell verwelken.

Ein Beispiel: in den Anfangsjahren von Facebook haben noch alle deine Kontakte deine Posts angezeigt bekommen. Die Reichweite deiner Beiträge lag bei 100%.

Als genug Nutzer Profile bei Facebook angelegt hatten, begann Facebook dann, die Reichweite der Beiträge bewusst einzuschränken. Deine Investitionen in dein Netzwerk verlor also ihren Wert.

Heute sehen nur noch sehr wenige deiner Kontakte deine organischen Beiträge. Wenn du mehr Menschen erreichen willst, musst du Facebook in Form von Werbeanzeigen dafür bezahlen.

So einen Zöllner gibt es im E-Mail-Marketing nicht. Bitte ignoriere darum den momentanen Hype um Social Media. Denke lieber ein wenig weiter. Dann solltest du feststellen, dass die eigene Email Marketing Software immer der bessere Kommunikationsweg zu Kontakten sein wird.

Reicht ein reines Newsletter Tool aus?

Mit dem Newsletter Tool kannst du E-Mails an deine Liste gesammelter Kontakte senden.

Allerdings befindet sich jeder deiner Kontakte an einer anderen Stelle im Kaufentscheidungsprozess. Es ist also nicht sinnvoll, allen Kontakten dieselben Botschaften zu senden.

Dein übergeordnetes Ziel ist, möglichst viele Kontakte zu Kunden zu machen. Du solltest dazu möglichst individuell darauf eingehen, wie weit ein Kontakt vom Kauf entfernt ist. Liefere ihm am besten das, was er jetzt für eine Kaufentscheidung zu deinen Gunsten benötigt.

Aber genau das ist mit einem reinen Newsletter Tool nicht möglich. Du benötigst dazu weitere Funktionen in der Email Marketing Software. Denn du willst individualisierte Botschaften, Inhalte und Sequenzen an die richtigen Kontakte auf der Liste zu versenden.

Vorteile professioneller Email Marketing Software

Professionelles E-Mail-Marketing geht weit über Newsletter hinaus. Vor allem die folgenden Funktionen sind wichtig, wenn man Newsletter-Leser zu Kunden machen möchte:

  • Customer Relationship Management (CRM)
  • Automatisierung
  • Erfolgsmessung
  • A/B Tests

Customer Relationship Management

Gute Email Marketing Software speichert nicht nur die E-Mail-Adresse der Kontakte, sondern kann umfangreiche Profile der Kontakte anlegen. Diese Datensätze nutzt der Vertrieb dann parallel auch für die direkte Akquise.

Neben den üblichen Daten wie Anschrift und Telefonnummer können hier auch vertriebliche Informationen gespeichert werden. Sie erlauben dann Rückschlüsse, wo genau der Kontakt sich in seinem Kaufentscheidungsprozess befindet. Aufgrund dieser Daten können über die Email Marketing Software dann maßgeschneiderte Kampagnen gestaltet und gesendet werden.

Durch ein integriertes CRM kannst du deine bisherigen Vertriebsaktivitäten geschickt mit deinem Online Marketing verzahnen.

Automatisierung der Kommunikation

Bevor du mit dem E-Mail-Marketing startest, solltest du eine für dein Unternehmen passende E-Mail-Marketing-Strategie erarbeiten.

Im Rahmen der Strategie wird dann auch klar abgegrenzt, wie der Kaufentscheidungsprozess der Kunden aussieht. Das Ziel ist, in jeder Phase die relevanten Informationen und Inhalte zu einer oder mehreren passenden E-Mail-Texten zu verarbeiten. Der Kontakt soll durch diese Texte dann in die jeweils nächste Phase der Kaufentscheidung geführt werden.

Am Ende existiert für jede Phase eine eigene E-Mail-Sequenz, die die Kontakte zum richtigen Zeitpunkt zugesendet bekommen.

Jedoch werden diese Sequenzen nicht händisch an jeden einzelnen Kontakt versendet. Stattdessen richtet man in der Email Marketing Software für jede dieser Phasen eine oder mehrere Automationen (zu deutsch auch Automatisierungen) ein. Diese passgenauen E-Mail-Serien werden automatisch gestartet, sobald der Kontakt in die entsprechende Phase der Kaufentscheidung eintritt.

Das Unternehmen wird durch die Automatisierung erheblich entlastet, weil die grundlegende Kommunikation mit den Kontakten fortan ohne eigenes Zutun passiert. Je nachdem, wie du deine Texte formulierst, erkennen deine Kontakte dabei nicht einmal, dass mit ihnen “automatisiert” kommuniziert wird.

Erfolgsmessung

Professionelle E-Mail-Marketing-Software legt den Fokus stärker auf die Automatisierung von Kommunikation und weniger auf Newsletter. Du bist dann selbst gar nicht mehr aktiv in den Versand eingebunden.

Darum ist es wichtig, dass du jederzeit den Erfolg deiner Automationen analysieren kannst. Hier kannst du dir Fragen beantworten wie:

  • Wieviele Leser haben meine E-Mail geöffnet?
  • Wer hat welchen Link geklickt?
  • Wieviele Leser haben sich aufgrund der E-Mail von der Liste abgemeldet?

In einigen Tools gehen die Möglichkeiten noch weiter. So kannst du neben der Öffnungs- und Klickrate oft auch die Zielerreichung definierter Conversions in deinem Sales Funnel ablesen. 

Wichtig zu wissen: Nicht alle Anbieter von Email Marketing Software bieten alle diese Funktionen an. Auch variieren die Zusatzkosten für die Nutzung der Funktionen von Anbieter zu Anbieter stark.

Die Vielzahl professioneller Funktionen zu einem günstigen Preis ist schließlich auch der Grund, warum 95% meiner Kunden mit ActiveCampaign zufrieden sind.

A/B Tests

Um die Ergebnisse kontinuierlich zu verbessern, bieten manche Tools auch A/B Tests bzw. Split Tests an. Hierbei stellt man zwei Varianten gegenüber und misst, welche der beiden Varianten bessere Ergebnisse erzielt. Fortan wird nur noch die Gewinner-Variante eingesetzt.

Ein Praxis-Beispiel: Das Unternehmen hat 1.000 Kontakte auf seiner E-Mail-Liste. Ein neuer Newsletter wird nun mit einer bestimmten Betreffzeile an 200 Kontakte gesendet. 200 andere Kontakte bekommen exakt den identischen Newsletter – nur die Betreffzeile ist anders. 

Nun wird gemessen, welche Variante öfter von den Lesern geöffnet wird, und so die Gewinner-Betreffzeile identifiziert. Die restlichen 600 Kontakte erhalten den Newsletter daraufhin mit der Gewinner-Betreffzeile.

Kontinuierlich eingesetzt kann man mit A/B Tests die verschiedenen Kennzahlen seiner Automationen immer weiter verbessern.

Was kostet eine Email Marketing Software?

Die Kosten für Email Marketing Software sind sehr unterschiedlich. Es gibt also nicht den einen Preis für dein Newsletter Tool.

Grundsätzlich sind die Preise nach einem oder mehreren dieser drei Kriterien gestaffelt:

  • Menge an Kontakten: Je mehr Kontakte du in der Software verwaltest, desto höher fallen die Lizenzkosten aus.
  • Funktionsumfang: Oft gibt es verschiedene Tarife, die unterschiedliche Funktionen bündeln. Gerade die kleinen Tarife sind extra dafür erfunden worden, viele Kunden zu gewinnen. Prüfe deshalb genau, ob gerade die kleinen Tarife und Pakete die von dir benötigten Funktionen bieten.
  • Monatlich versendete E-Mails: dir steht hierbei ein gewisses Kontingent zur Verfügung, das du verbrauchen kannst. Jeden Monat erneuert sich dein Kontingent.

Es bietet sich an, zuerst mit dem kleinsten Tarif einer Software zu starten. Dann arbeitet man sich intensiv ein und nutzt zuerst den gegebenen Funktionsumfang voll aus.

Irgendwann wächst dein Unternehmen dann aus diesen Schuhen heraus. Dann ist der Zeitpunkt gekommen, weitere Funktionen hinzuzubuchen. Wenn man so vorgeht, dann sind die Kosten für eine Email Marketing Software auch für Einsteiger erschwinglich.

Sollte man kostenlose E-Mail-Marketing-Software einsetzen?

Heutzutage ist es üblich, dass die Entwickler von Software sich von Kapitalgebern beim Start und Aufbau finanziell unterstützen lassen. Das Ziel ist dann, schnell Marktanteile zu gewinnen, um später mit der breiten Kundenbasis gutes Geld zu verdienen. Darum starten Softwaretools oft mit kostenfreien Versionen.

Für dich könnte es also reizvoll sein, so ein Gratis-Tool einzusetzen. Versetze dich vorher aber einmal in die Position des Anbieters einer kostenlosen Software. Wie soll das anbietende Unternehmen ohne eigene Einnahmen mittel- und langfristig die Kosten für Wartung, Fehlerbeseitigung und Support finanzieren?

Es passiert tatsächlich öfter als man denkt, das gerade kostenfreie Software vom Markt verschwindet, weil die Wachstumsstrategie des Anbieters nicht funktioniert hat. Es wäre ärgerlich, wenn du deswegen mühevoll eingerichtete Formulare und Automatisierungen verlierst.

Ich rate dir, dir diesen Ärger zu ersparen. Nutze lieber von Anfang an eine Software, die ein vernünftiges Preis-Leistungs-Verhältnis hat.

So findest du deine Email Marketing Software

Der Markt bietet viele Newsletter Tools mit gänzlich unterschiedlichem Funktionsumfang an. Im folgenden möchte ich dir darum mit ein paar Leitlinien helfen, wie du die für dich richtige Email Marketing Software findest. 

Vorab ein Hinweis: Da ich dich rechtlich nicht beraten darf, gehe ich nicht näher auf den Datenschutz ein. Bitte achte aber unbedingt darauf, dass du ein DSGVO-konformes Tool wie ActiveCampaign einsetzt.

Mache eine Bedarfsanalyse

Überlege dir, welche Funktionen du unbedingt brauchst. Denke dabei zuerst daran, wie Marketing und Vertrieb deines Unternehmens heute funktionieren. Denn dein Newsletter Tool sollte die vorhandenen Abläufe unterstützen und ergänzen, sie aber keinesfalls komplett über den Haufen werfen.

Berücksichtige dann, welche Strategien und Methoden in deinem Unternehmen in den nächsten 12 bis 24 Monaten umgesetzt werden sollen. Denn die Einrichtung der Email Marketing Software kostet ein wenig Zeit.

Es passiert schnell, dass das genutzte Newsletter Tool “plötzlich” nicht mehr die Anforderungen deines Online Marketings erfüllt. Es wäre schade, wenn diese Implementierungsarbeit darum schon nach kurzer Zeit verloren wäre.

Sofern du kannst, lege dann das Budget für die Software fest. Lege fest, welcher Preisrahmen keinesfalls überschritten werden darf.

Vergleich verschiedener Anbieter

Jetzt hast du wichtige Kriterien zur Hand. Du kannst die Vielzahl verschiedener Newsletter Tools damit auf eine Art Shortlist reduzieren, die deine Kriterien erfüllen. Für diesen Arbeitsschritt wirst du vermutlich die meiste Zeit aufbringen müssen.

Denn du musst im Internet nach den Funktionalitäten recherchieren. Vielleicht hilft es dir dabei, die verschiedenen Newsletter Tools in Bezug auf verschiedene Funktionalitäten mit unterschiedlichen Punktwerten zu belegen. DieSumme der Punktwerte gibt dann Aufschluss, welche die favorisierte Email Marketing Software sein dürfte.

Vielleicht musst du sogar bei zwei oder mehreren Tools mit dem Support Kontakt aufnehmen. Und wenn du dann immer noch unentschieden bist, solltest du in Erwägung ziehen, eine Demo bei den Anbietern zu verabreden.

Auf Herz und Nieren testen

Einen kundenfreundlichen Anbieter deiner Email Marketing Software erkennst du übrigens auch daran, ob man dir einen kostenlosen Test ermöglicht. Solltest du jetzt immer noch zwei oderer mehrere Newsletter Tools in der engeren Auswahl haben, dann teste die Tools intensiv.

Erstelle mit jedem der Tools einen kleinen eigenen Sales Funnel für eines deiner Angebote. Denn bei so einem Sales Funnel kommen die verschiedenen Funktionen der Software zielgerichtet zum Einsatz. Die Erfahrung von einem so umfangreichen Projekt wird dir zeigen, wie intuitiv die Software auch bei größeren Implementierungen zu bedienen ist.

Auch das bedeutet natürlich Arbeit für dich. Aber diese Zeit ist gut investiert, da du mit dem Newsletter Tool ja im Idealfall viele Jahre lang arbeiten wirst.

Entscheidung treffen: Welche Email Marketing Software ist nun die beste?

Um diese Entscheidung zu treffen, solltest du deine Strategie für das E-Mail-Marketing unbedingt ausformuliert haben.

Denn bei den kostenlosen Tests der Tools wirst du ganz besonders darauf achten, wie leicht die Umsetzung fällt. Je detaillierter du deine Strategie festgelegt hast, desto mehr Funktionen kannst du zielgerichtet prüfen.

Nach den Tests mit verschiedenen Software-Tools steht die Entscheidung an. Solltest du trotz der gesammelten Zahlen, Daten und Fakten immer noch unentschlossen sein, höre unbedingt auf dein Bauchgefühl.

Und falls du dich für ActiveCampaign entscheidest, lies unbedingt auch meinen ActiveCampaign Fahrplan, um mit den richtigen ersten Schritten loszulegen.