5 Tipps für die perfekte Tagesplanung und viel weniger Stress als bisher

perfekte Tagesplanung

Hast du auch manchmal das Gefühl, dass deine Tagesplanung so ganz und gar nicht aufgeht?

Dann erinnere dich bitte mal kurz an deine Kindheit zurück. Gab es da nicht auch etwas, was deine Oma ganz besonders gut konnte? Bestimmt, oder?

Bei meiner Oma war es ein ganz bestimmter Kuchen. Diesen Kuchen konnte man auch manchmal beim Bäcker kaufen. Meine Mama hat das dann auch immer getan. Schließlich ist es ja mein Lieblingskuchen! Den Kuchen vom Bäcker fand ich dann immer schrecklich. Er schmeckte einfach schei.. im Vergleich zu Omas Kuchen.

Was also war es bei Dir? Kuchen? Brot? Oma konnte diese eine Sache einfach viiiel besser als alle anderen Menschen auf der Welt. Stimmt’s?

Dabei konnte deine Oma nicht zaubern. Meine auch nicht. Meine Oma zum Beispiel hat einfach das Standard-Rezept des Kuchens genommen und über die vielen Jahre immer weiter verfeinert. Als ich dann auf die Welt kam, war Omas Kuchen einfach Spitzenklasse.

Genau so solltest du auch an deine Tagesplanung herangehen: Nimm ein Standard-Rezept und verfeinere es für dich. Am besten mit diesen 5 Tipps, die du heute bekommst.

Das Problem mit der Tagesplanung

Insbesondere dann, wenn du unternehmerisch aktiv bist, hast du viele Hüte auf. Das bedeutet leider auch, dass aus vielen Richtungen Wünsche, Anforderungen, Deadlines und – ja, leider – Störungen auf dich einprasseln. Nicht selten ist ein gut gemachter Tagesplan schon wieder im Eimer, wenn man gleich morgens eine E-Mail mit aufrüttelndem Inhalt erhält oder ein aufgebrachter Kunde anruft. Kennst du sicher, nicht wahr?

Damit dir das in Zukunft nicht mehr passiert, habe ich Ivan Blatter für dich interviewt.

In dieser Episode 112 von Unternehmer.FM erfährst du:

  • was Buchhalter vom IT-Support unterscheidet und warum beide eine andere Tagesplanung brauchen
  • die wahren Gründe, warum du trotz harter Arbeit abends manchmal unzufrieden bist
  • warum es in Wahrheit dein Fehler ist, wenn du viele Deadlines hast

Übrigens: Ivan Blatter, mein Gast, hat auch ein Buch zum Thema geschrieben, über das Du hier mehr erfahren kannst.

Damit du von heute an auch in stressigen Phasen den Überblick behältst und deine Ziele erreichst, habe ich dir die Tipps des Experten aus der Podcast-Episode mit meinen Worten und meiner Deutung zusammengefasst. Du liest also jetzt quasi sein Wissen mit meiner Deutung dessen.

So gelingt deine Tagesplanung wirklich

Eine gute Tagesplanung läuft vielschichtig ab. Sie berücksichtigt außerdem nicht nur die Anforderungen, die andere an dich stellen, sondern insbesondere auch das, was dir wichtig ist. Sie ist quasi ein Makler deiner Zeit und deiner Energie, ohne dich, deine Familie oder deine Kunden zu enttäuschen. Klingt wie die Quadratur des Kreises, oder? Ist aber in Wahrheit nicht ganz so schwer. Wenn du diese Tipps beachtest…

Tipp 1: Alles sollte sich um deine Ziele drehen

Als Unternehmer verdienst du dein Geld damit, anderen zu helfen. Ganz viele Menschen haben sich auch aus genau diesem Grund selbständig gemacht: sie wollen anderen helfen und damit die Welt ein kleines bißchen besser machen. Dieses kundenorientierte Denken führt aber schnell dazu, sich selbst und seine eigenen Bedürfnisse zu vernachlässigen.

Deshalb ist es wichtig, bei der Planung der anstehenden Aufgaben zuerst auf die eigenen Ziele zu schauen. Du solltest deine Ziele nicht zuletzt auch deshalb irgendwo notieren und jeden Tag darauf schauen, um jeden Tag auch etwas „für dich“ zu tun.

Ich rate dir zu versuchen, ein Zeitfenster von 90 Minuten pro Tag in deinem Kalender zu reservieren. Das ist dann ein Termin mit dir und den nimmst du genauso ernst wie einen Kundentermin. Während dieser Zeit stellst du alle Störungen (Facebook, Handy, Telefon) ab und schließt deine Tür zu. Ich selbst habe gute Erfahrungen damit gemacht, wenn ich diese „Ich-Zeit“ gleich morgen zu Beginn reserviere.

Tipp 2: Es liegen zu viele dringende Aufgaben an?

Jetzt schaust du in deinen Terminkalender. Hier stehen alle deine Termine, die du heute zu erledigen hast.

Das große Problem mit Terminen im Kalender ist, dass man oft nicht mit einplant, dass diese Termine vorbereitet und nachbereitet werden wollen. Gerade Kundentermine kosten mit ordentlicher Vor- und Nachbereitung gerne drei – bis viermal so lange wie der eigentliche Termin.

Es kann also gut und gerne dazu kommen, dass du deswegen manchmal morgens erschrickst. Das, was du erledigen musst, weil Dritte es erwarten oder (weil zugesagt) erwarten dürfen, ist nicht mehr zu schaffen.

Das bedeutet leider nichts anderes als dass

  1. du einen Fehler bei der Planung deiner Termine und Projekte gemacht hast. Lerne daraus und reserviere dir in Zukunft mehr Zeit zur Vor- und Nachbereitung anstehender Termine.
  2. du zu Kreuze kriechen musst. Entscheide, wen du anrufst, von dem Dilemma erzählst und um eine Verschiebung des Termins oder der Deadline bittest.

Tipp 3: Wie viele Störungen musst du zulassen?

Nachdem du deine eigenen Ziele berücksichtigt hast und ein realistisches Maß an Deadlines vor dir liegt, kommen nun die Menschen dran, die Erwartungen an dich haben, von denen du noch nichts weißt. Ausdruck findet das vor allem eingehenden E-Mails, Telefonanrufen und spontanen Besuchen in deinem Laden, Büro oder (von Kollegen) an deinem Arbeitsplatz.

Allerdings werden manche Menschen mehr als andere gestört, ohne das verhindern zu können. Ivan unterscheidet hier den Buchhalter und den IT-Support. Der Typ Buchhalter wird in der Regel selten gestört, gerade weil er nur selten direkten Kundenkontakt hat. Der IT-Support hingegen zieht seine Existenzberechtigung gerade daraus, schnell auf Kundenprobleme zu reagieren und deshalb für diese nahezu immer erreichbar zu sein. Folgerichtig lebt der IT-Support mit der ständigen Erwartung der nächsten „Störung“ in Form eines Kundenproblems.

Wenn das bei dir auch so ähnlich ist, solltest du dir nicht mehr als 3 Aufgaben heraussuchen, die du an einem Tag erledigen willst. Diese bilden deine 3 Tagesziele. Du legst damit die Hürde quasi bewusst niedrig an, weil du einfach morgens noch nicht wissen kannst, was alles auf dich einprasseln wird. Du definierst deinen Erfolg an diesem Tag also dadurch, ob du die drei Tagesziele erledigst hast oder nicht.

Wichtig: Wenn du bereits morgens ein Zeitfenster reserviert hast, in dem du ausschließlich an deinen eigenen Zielen arbeitest, dann darfst du dir die hier erledigten Aufgaben auch als Tagesziele verbuchen. Ich habe oft bereits ein Tagesziel erreicht, weil ich gleich morgens nur an meinen Zielen arbeite und hierbei eine wichtige Aufgabe erledigt habe, die mich meinen Zielen näher bringt. Meist liegen danach dann nur noch 2 Tagesziele vor mir – was mich deutlich entspannter macht.

Wenn dein Tag allerdings mehr wie der eines Buchhalters strukturiert ist, dann kannst du dir deine Aufgaben wie in einem Stundenplan bestimmten Zeitfenstern zuordnen.

Tipp 4: Was tun, wenn die priorisierten Aufgaben erledigt sind?

Gerade als Unternehmer arbeitest du oft abends oder an Wochenenden. Würdest du diese Zeiten mit einer Stechuhr messen, hättest du sicher ein prall gefülltest Überstunden-Konto.

Solltest du an einem Tag also bereits am frühen Nachmittag mit deinen drei Aufgaben fertig sein, dann darfst du dir den Rest des Tages gerne frei nehmen.

Allerdings – das muss ich einräumen – fällt mir das persönlich besonders schwer, denn es gibt ja immer noch soooo viel zu erledigen und zu erreichen, nicht wahr? Wenn dir das auch so geht, dann höre auf Ivan und suche dir deine restlichen Tagesaufgaben einfach nach Lust und Laune aus. Damit wirst du nicht zuletzt auch deinem Energielevel gerecht und bleibst bis zum Feierabend motiviert.

Tipp 5: Wie du mit Unzufriedenheit umgehst

Dieser Tipp erscheint mir besonders wichtig zu sein. Denn es gibt mehr oder weniger viele Tage, an denen du viel geackert hast und abends trotzdem unzufrieden bist. Das kann eine von drei Gründen haben.

  1. Du hast nicht an deinen wirklichen Zielen gearbeitet. Vielleicht hast du an etwas gearbeitet, was dir bei der Pkanung des Tages noch wie ein echtes Ziel vorkam. Aber vielleicht war es nicht dein Nummer-1-Ziel. Gehe in dich und horche, ob daran etwas dran sein könnte.
  2. Du hast die falschen Erwartungen an dich. Ich selbst habe erst letztens beim Blick auf den Tagesplan eines Kunden gedacht: ‚Mensch, dafür brauchen andere 3 Tage!‘. Der Kunde gab mir in diesem Punkt recht. Der Gedanke ist aber leider kein Ausdruck von Stärke, sondern von Schwäche. Schließlich rechtfertigt er mit diesem Gedanken vor sich selbst, dass er sich regelmäßig selbst ausbeutet. Du solltest das besser nicht tun.
  3. Du hast den falschen Job. Ja, auch als Unternehmer kann es sein, dass die angebotenen Leistungen so gar keinen Spaß machen, aber Geld bringen. Erst gestern hatte ich Kontakt zu jemandem, der online sehr erfolgreich Sprachunterricht anbietet, aber einfach die Menschen in den Kursen nicht leiden kann. Da es sich um eine sehr spezielle Zielgruppe handelt, wird sich daran aber nichts ändern lassen. Dieser ‚Jemand‘ hat sich deshalb auf den Weg gemacht, einer anderen Zielgruppe ein anderes Angebot zu machen. Das rate ich dir für diese Fälle auch – gerne mit meiner Hilfe, wenn du möchtest.

Du willst auch deine spontanen Ideen in den Tagesplan einbauen?

Alle diese Tipps helfen dir auf der planerischen, vorbereitenden und organisatorischen Ebene. Das schützt dich jedoch nicht vor deiner eigenen unternehmerischen Kreativität. Als Unternehmer kreierst du nämlich laufend neue Ideen – genau das ist deine Identität als Macher. Ein guter Tagesplan sollte es daher erlauben, auch spontane Ideen zumindest zu berücksichtigen.

Damit das gelingt, musst du dort, wo du deine Ziele notierst, pflegst und priorisierst, auch Zugriff auf alle deine Ideen haben. Du musst dort quasi ein Sammelbecken guter Ideen anlegen. Mit anderen Worten: Ideen solltest du dir sofort notieren, um sie zum richtigen Zeitpunkt auch umsetzen zu können.

Dazu möchte ich dir gerne zeigen, wie ich es schaffe, meine Ideen auch in den stressigsten Phasen wahrzunehmen und sicherzustellen, dass keine davon verloren geht. Hole dir jetzt deine kostenlose Video-Anleitung dazu, indem du in das folgende Feld deine E-Mail-Adresse einträgst und den Button klickst.

Wie planst du deinen Tag?

Ich wünsche dir viel Erfolg bei der Tagesplanung, und vor allem beim Erledigen der Aufgaben. 🙂 Nutze diese Tipps von Ivan Blatter und meine Interpretation, was zu tun ist, von jetzt an jeden Tag und ich bin sicher, du wirst deine Zielen schneller erreichen.

Aber sicher hast auch du noch gute Tipps auf Lager: Wie planst du deinen Tag? Gibt es Tipps, die ich hier noch hinzufügen könnte? Schreibe mir am besten jetzt deinen Kommentar.

Beste Grüße
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P.S.: Denk’ daran. Erfolg ist keine Frage der Arbeitszeit!

Meine Frage: Möchtest du von mir persönlich mehr Tipps bekommen, wie du die Strategien aus meinem Blog wirksam und schnell für dein Business nutzt? Kein Problem. Für ein Gespräch mit dir habe ich mir in der kommenden Woche ein paar Stunden Zeit freigehalten. Nutze dazu einfach diesen Link: Hier geht es weiter.  

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