Wie du eine Virtuelle Assistenz nutzt, um deine Ziele schneller zu erreichen

Virtuelle Assistenz

Hast du genug davon ständig telefonisch erreichbar sein zu müssen und dich kaum noch auf deine Arbeit konzentrieren zu können? Möchtest du konzentriert arbeiten und dennoch keinen Anruf und keinen Termin verpassen? Ist deine To-Do-Liste zu lang und wird einfach nicht kürzer? Oder möchtest du deinen Kunden einen zuverlässigen Ansprechpartner bieten, welcher sich schnell und kompetent um die Fragen und Wünsche deiner Kunden kümmert? Dann könnte eine virtuelle Assistenz für dich genau die richtige Lösung sein.

Der hohe Preis der Selbständigkeit

Selbständigkeit heißt selbst und ständig zu arbeiten. Diesen Spruch hast du bestimmt ebenfalls schon gehört oder selber gesagt. Das ist zwar dummes Zeug und muss nicht so sein, spiegelt aber immer noch viel zu oft die Realität wieder. Auch bei dir?

Sich daraus zu lösen, ist oftmals schwieriger als gedacht. Denn anstatt dich auf dein Kerngeschäft zu konzentrieren und deine Arbeit zu erledigen, muss oftmals ein großer Teil der Zeit in Büroarbeiten, Telefondienst, Bildersuche, Schneiden deiner Podcast-Episoden und das Termin-Management investiert werden. Alles wichtige Aufgaben, welche dir jedoch viel Zeit rauben und es schwierig machen, deine eigentlichen Aufgaben zu erledigen.

Virtuelle Assistenz: Was ist das überhaupt?

Natürlich wäre es schön einen eigenen Assistenten für diese Aufgaben fest einzustellen. Doch inklusive der notwendigen Sozialabgaben können sich nur wenige Selbständige einen solchen Ausgaben-Posten finanziell erlauben. Eine virtuelle Assistenz kann diese Lücke schließen und für überschaubare Kosten deutliche Vorteile bieten.

Eine virtuelle Assistenz kann auf Wunsch all die kleinen oder auch lästigen Aufgaben erledigen, welche deinen Tag unübersichtlich machen und dir mehr Zeit schenken, in welcher du dich in Ruhe um deine Arbeit und deine Aufgaben kümmern kannst.

Das leistet ein virtueller Assistent für dich

Ein virtueller Assistent kann dir das Leben deutlich erleichtern. Denn die virtuelle Assistenz kann viele Aufgaben für dich übernehmen, die im normalen Arbeitsalltag viel Zeit und Energie kosten und dich von der lukrativen Arbeit abhalten.

Je nach Anbieter unterscheiden sich die Leistungen zwar oftmals geringfügig voneinander, doch wenn du einmal weißt, welche Arbeiten du auslagern möchtest, findest du schnell die passende virtuelle Assistenz für dein Unternehmen.

Am besten hörst du jetzt zunächst mein Interview mit Adina Bitterlich  im Podcast bei iTunes oder hier im Player an:

In dieser Episode 114 von Unternehmer.FM erfährst du:

  • welche Aufgaben ein virtueller Assistenz übernehmen kann
  • mit welchen 5 Schritten du die perfekte virtuelle Assistenz findest
  • warum du dir Adinas Checkliste herunterladen solltest

Sobald du die Episode gehört hast, bist du gut vorbereitet für den Rest dieses Artikels. Lies also weiter. 🙂

Idee 1: Telefondienst für dich und dein Unternehmen

Die Hauptaufgabe bei den meisten virtuellen Assistenten ist der Telefondienst. Denn kaum ein anderer Bereich kostet einen Unternehmer so viel Zeit und Energie, wie der beständige telefonische Kontakt mit Kunden, potentiellen Geschäftspartnern oder Werbeangeboten. Bernd Geropp zum Beispiel macht das so, wie du hier nachhören kannst.

Die virtuelle Assistenz übernimmt für dich den Telefondienst und ist sogar in der Lage telefonische Bestellungen und Aufträge anzunehmen, wenn du das wünscht. Und du musst nicht befürchten, dass du etwas Wichtiges verpasst. Denn ein virtueller Assistent reagiert nicht nur auf jeden Anruf, sondern erstellt auch zu jedem Anruf eine Notiz mit Uhrzeit, Anrufer und Betreff, sodass Du bei Bedarf jederzeit zurückrufen kannst.

Definiere genau, wann du für wen erreichbar sein möchtest

Im Rahmen des Telefondienstes kannst du natürlich auch VIP-Kunden oder VIP-Telefonnummern definieren, welche direkt zu dir durchgestellt werden dürfen. Somit kann dein virtueller Assistent optimal agieren und du musst nicht befürchten, dass ein wichtiger Anrufer oder ein dringend erwarteter Anruf bei deinem virtuellen Assistenten hängen bleibt. Ein großer dieser Vorgehensweise: Wenn Dein Telefon klingelt, weißt du bereits, dass es ein wichtiger Anrufer sein musst und kannst dir die Zeit für das Telefonat nehmen.

Idee 2: Terminplanung und Terminvereinbarung

Doch ein virtueller Assistenz kann mehr als nur den Telefondienst übernehmen und gegebenenfalls telefonische Verkäufe abwickeln. Denn viele virtuelle Assistenten bieten auch ein Terminmanagement für ihre Kunden an. Durch einen online verfügbaren Kalender kannst du somit auch deine Terminverwaltung auslagern und musst dich somit um noch weniger Dinge kümmern.

Dabei kannst du genau definieren, an welchen Tagen und innerhalb welcher Zeitfenster Termine vergeben werden dürfen und welche Zeiten tabu sind. Somit übernimmt die virtuelle Assistenz beinahe alle Aufgaben eines echten Sekretariats vor Ort, ohne dass du von den Kosten für diese Leistungen überrollt wirst.

Noch besser ist es allerdings, die Terminvergabe zu automatisieren. Wie das geht, das zeige ich dir in meinem neuen Workshop, für den du dich hier vormerken lassen kannst.

Eine virtuelle Assistenz finden

Angebote für eine virtuelle Assistenz gibt es wie Sand am Meer. Ein Blick in die Suchergebnisse unter dem Suchwort „Virtuelle Assistenz“ zeigt dir bereits eine ganze Reihe an Angeboten. Doch nach welchen Kriterien solltest du einen virtuellen Assistenten aussuchen? Grundsätzlich ist es ratsam sich an eine große Firma zu wenden, welche die notwendigen Ressourcen bieten kann und somit reibungslose Abläufe garantiert.

Ein direkter persönlicher Ansprechpartner ist hier für dich besonders wichtig. Falls dir dieser Schritt Schwierigkeiten bereiten sollte, höre unbedingt noch in die Podcast-Episode hinein. Hier ist sie nochmal:

Achte vor allem auf die Leistungsbeschreibung der virtuellen Assistenten, da diese oftmals deutlich voneinander abweichen. Ein guter virtueller Assistent ist nicht günstig, spart dir aber im Endeffekt viel Geld, da du deine Zeit in deine Projekte investieren kannst. Hier am falschen Ende zu sparen ist oftmals nicht sinnvoll.

Nimm dir ein wenig Zeit und eine Stoppuhr und stoppe an einigen Tagen die Zeit, welche du mit unwichtigen Telefonaten, mit Terminvergaben und mit der Durchsicht deiner digitalen Korrespondenz verbringst. Du wirst überrascht sein, wie viel Zeit dort wirklich verloren geht. Rechne nun auf Basis Deines Stundenlohns aus, welche Kosten diese Zeit verursacht. Ich wette mit dir, dass die virtuelle Assistenz deutlich unter den errechneten Kosten liegt.

Das solltest du beachten, wenn du mit einer virtuellen Assistenz arbeiten möchtest

Die Zahl der Dienstleister auf dem Markt ist enorm groß. Eine virtuelle Assistenz braucht in jedem Fall Vertrauen, da du einen Teil deiner Arbeit somit auslagern wirst.

Viele Dienstleister bieten bereits von Haus aus einen direkten Kontakt mit den Teamleitern und einen festen Ansprechpartner für die Kunden, um das benötigte Vertrauen aufzubauen. Ein gut geschultes Team, ein fester Ansprechpartner und kurze Reaktionszeiten bei Fragen und Problemen zeichnen gute Anbieter im Bereich virtuelle Assistenz aus.

Christian und Adina bevorzugen aber, mit einzelnen Assistenten Vereinbarungen abzuschließen und sich nicht an eine Agentur zu binden.

Entscheide Dich nicht nur aus dem Bauch heraus, sondern vergleiche die Kosten, die Leistungen und auch die Bedingungen der verschiedenen Anbieter genau. Es kann durchaus sinnvoll sein ein wenig mehr Geld in die virtuelle Assistenz zu investieren, wenn hierdurch bessere und professionellere Leistungen erwartet werden dürfen. Denk daran: Dein virtueller Assistent vertritt dich möglicherweise auch nach Außen gegenüber potentiellen Kunden und Geschäftspartnern. Hier solltest du auf jeden Fall auf Qualität achten.

Arbeiten delegieren – konzentriere dich auf Dein Kerngeschäft

Wenn du schon ein wenig länger als Freiberufler aktiv bist und bisher alle Arbeiten selber übernommen hast, wird es dir wahrscheinlich am Anfang schwer fallen die virtuelle Assistenz zu schätzen. Doch gerade als Selbständiger, der Unternehmer werden will, musst du lernen loszulassen und Arbeiten zu delegieren, um effektiver arbeiten zu können. Die virtuelle Assistenz übernimmt viele ungeliebte Arbeiten für dich und lässt dir den Raum, dich, dein Unternehmen und deine Stärken weiterzuentwickeln und effektiver zu werden.

Mehr Erfolg durch eine virtuelle Assistenz

Wenn du dich für eine virtuelle Assistenz entscheidest, kannst du viele Aufgaben aus deinem beruflichen Alltag auslagern. Ob Termin-Management, Telefondienst oder sogar der telefonische Verkauf von Waren: Virtuelle Assistenten können all diese Arbeiten problemlos übernehmen. Achte auf Verlässlichkeit und Qualität, denn schließlich ist Dein neuer virtueller Assistent manchmal auch ein Aushängeschild deines Unternehmens.

P.S.: Denk’ daran. Erfolg ist keine Frage der Arbeitszeit!

Meine Frage: Möchtest du von mir persönlich mehr Tipps bekommen, wie du die Strategien aus meinem Blog wirksam und schnell für dein Business nutzt? Kein Problem. Für ein Gespräch mit dir habe ich mir in der kommenden Woche ein paar Stunden Zeit freigehalten. Nutze dazu einfach diesen Link: Hier geht es weiter.  

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2 Kommentare - sei der nächste!

  • Hallo Christian,
    seit wann bieten VAs hauptsächlich Telefondienst und Terminplanung an? Sorry, aber das ist schlampig recherchiert und wirft ein schlechtes Bild auf das Berufsfeld. Mag sein, dass der Podcast mehr Infos liefert, aber dort reinhören mag ich jetzt nicht mehr.
    Maria Squarra – Virtuelle Assistentin

    • von Christian Gursky

      Hallo Maria,
      wir hier begreifen den Begriff „Virtuelle Assistenz“ nicht dogmatisch und reduzieren ihn nicht auf Einzelpersonen. Dienste wie eBuero (die genau das tun) gehören für mich auch zur „virtuellen Assistenz“, weil sie ‚remote‘ angebunden werden und wirksam entlasten.

      Sicherlich kann man den Beitrag noch um weitere Beispiele ergänzen. Und Du hast Recht, im Podcast werden noch weitere tolle Beispiele genannt. Vielleicht hörst du ja doch nochmal rein.

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