Ein papierloses Büro – Heiliger Gral der Zeitersparnis?

papierloses Büro

Ist ein papierloses Büro der ersehnte Ausweg aus dem Aktenchaos in deinem Büro? Nun, das kommt auf die Erwartungen an, die du an ein digitales Büro stellst.

Den erreichten Einsparungen an Arbeitsaufwand, Portokosten und Regalfläche stehen Mehraufwand im Büro beim Digitalisieren und Aktualisieren gegenüber, sowie gesetzliche Regelungen zum Datenschutz. Ob sich ein papierloses Büro dennoch lohnt, beleuchten wir im Folgenden.

Was genau ist ein papierloses Büro?

Wir zeigen dir Vorteile und Fallstricke auf, mit denen dein Büro schon bei der Einführung Kosten und Zeit spart. Dazu gehört das Verständnis, woraus ein digitales Büro besteht und was zur Umsetzung nötig ist.

Ein papierloses Büro verzichtet komplett auf den Einsatz von handschriftlichen oder ausgedruckten Dokumenten. Das beginnt beim Dokumenteneingang, geht weiter mit der internen Bearbeitung, die ausschließlich in digitaler Form erfolgt und endet beim elektronischen Versand.

Vorhandene Papierdokumente aus dem Archiv werden dazu eingescannt, katalogisiert und elektronisch archiviert. Dieser Prozess stellt oft den aufwendigsten Teil beim Übergang vom herkömmlichen Papierbüro in ein papierloses Büro dar. Das Gute daran ist jedoch, dass du diese Hürde nur einmal überwinden musst.

Beim täglichen Umgang zeigt sich die Stärke der papierlosen Variante. Aufwendiges Heraussuchen von Akten übernimmt der Such-Algorithmus des Computers, Rechtssicherheit gibt die elektronische Signatur und die Geschwindigkeit beim Versand über E-Mail oder interne Server übertrifft die Brief-Post in einem Maße, das nicht einmal mehr einen sprachlichen Vergleich zulässt.

Vorteile beim Büro Digitalisieren

Die Vorteile, die dir ein papierloses Büro bietet, lassen sich in drei einfachen Kategorien zusammenfassen: Platz-, Zeit- und Kostenersparnis. Natürlich reichen einige Vorteile gleich in mehrere Bereiche hinein, doch hier wollen wir die Vorzüge in erster Linie auflisten und erst nachrangig einordnen.

1. Mehr Raum

Ein papierloses Büro benötigt keine Archive, in denen Akten verstauben und darauf warten, bis ein Mitarbeiter auf sie zugreift. Auch ein digitales Archiv benötigt Raum für Computer und Server, jedoch ist die Informationsdichte bei digitaler Speicherung um ein Vielfaches höher.

2. Mehr Zeit

Für die tägliche Zeitersparnis ist ein papierloses Büro ein Eldorado. Die schnelle Kommunikation geht so weit, dass Dokumente am selben Tag vorgelegt, geändert, wieder vorgelegt, genehmigt und eingereicht werden können. Ein Vorgang, der früher Wochen in Anspruch nehmen konnte.

3. Weniger Kosten

Ganz klar, die Umstellung auf ein digitales Büro kostet anfangs Geld, schließlich bedeutet es einen Mehraufwand, vorhandene Aktenbestände im Büro zu digitalisieren. Ist diese Arbeit erledigt, fallen danach jedoch Materialkosten für Papier, Drucker und Toner weg. Rechnest du dann noch die gesteigerte Produktivität dagegen, wird sich deine Anfangsinvestition schnell positiv in der Monatsbilanz niederschlagen.

Einstiegshürden für ein papierloses Büro

Wie bei jedem neuen System schrecken neue Arbeitsprozesse, veränderte rechtliche Rahmenbedingungen und teure Technik-Anschaffungen ab. Marktdruck, Konkurrenzkampf und Forderungen von Partnerfirmen lassen oft keine Alternative, als sich den Herausforderungen zu stellen.

Für die rechtsverbindliche Unterschrift benötigt ein papierloses Büro die Möglichkeit, Elektronische Signaturen zu erstellen und diese zu überprüfen. Entsprechende Geräte sind jedoch noch nicht überall verfügbar, teilweise umständlich zu bedienen und bedürfen einer qualifizierten Einweisung. Kenntnisse über die Elektronische Signatur sind aber nicht weit verbreitet.

Ebenso ist das Fachwissen über die elektronische Verwaltung im Gegensatz zu papiergebundenen Standardverfahren noch nicht weit verbreitet. Serverspeicherung, das Setzen von Softlinks, hinzufügen von Metadaten – für alles ist eine sorgfältige Planung nötig, damit du deine Daten später auch wiederfindest.

Einer der wichtigsten Punkte bei der Einführung der papierlosen Datenverwaltung ist jedoch die Disziplin. Bis sich eine gewisse Routine im Büro durchgesetzt hat, müssen Mitarbeiter sich an strenge Verfahrensregeln halten, damit die Synchronisation zwischen Papier und EDV gewährleistet bleibt und Versionsunterschiede vermieden werden. Ganz wichtig: die neuste Version muss immer die digitale Version sein.

Hier kannst du nun eine Episode meines Podcasts anhören oder sie bei iTunes öffnen. Sie vertieft dein Wissen zum digitalen Büro und gibt dir eine erprobte Anleitung für den Einstieg.

In dieser Episode 120

  • bekommst du das notwendige Grundwissen vom Paperless Coach André Nünninghoff
  • lernst ein erprobtes System kennen, mit dem dir sofort der Einstieg und Umstieg gelingt
  • plaudert der Experte aus dem Nähkästchen und gibt dir dadurch viele weitere kleine Tipps

Datenschutz und Datensicherheit

Während Aktenordner voller Papier meistens mit einem Schloss an der Tür auskommen, die zu dem entsprechenden Archiv führt, musst du für ein papierloses Büro ein paar mehr Regeln beachten. Der Gesetzgeber hat klare Vorgaben gemacht, die für Datenschutz und die Datensicherheit gelten.

Die Begriffe vorab: Der Datenschutz betrifft den Schutz der elektronischen Daten vor missbräuchlicher Verwendung durch Unbefugte. Dagegen beugt die Datensicherheit dem Verlust und der Manipulation von Daten vor.

Für ein papierloses Büro gilt: Sämtliche Dokumente mit persönlichen Daten Dritter müssen so aufbewahrt werden, dass sie von unbefugten Personen nicht eingesehen werden können. Dritte sind in diesem Fall Kunden, Mitarbeiter und Betroffene. Der § 1 des Datenschutzgesetzes legt fest: „Jedermann hat Anspruch auf Geheimhaltung der ihn betreffenden personenbezogenen Daten.“

Gerade die zunehmend beliebter werdenden Speicherung in sogenannten Cloud-Speichern, also auf Servern im Internet, macht es Unternehmen nicht immer leicht, für einen ausreichenden Datenschutz zu sorgen. Für zusätzliche Schritte zur Verschlüsselung der Daten musst du meist selber sorgen.

Wer auf die Daten zugreifen kann, regelt nicht ein ausgegebener Zimmerschlüssel, sondern eine sorgsam geplante Vergabe von Zugriffsrechten. Wer solche Zugriffsrechte bekommt, sollte über relevante Gesetze und firmeninterne Handlungsanweisungen aufgeklärt werden.

Die Datensicherheit ist ungleich leichter zu gewährleisten. Regelmäßige Backups im Tages-, Wochen- und Monatsrhythmus, sowie die externe Lagerung der Sicherungskopien für den Fall eines Feuers oder einer Überschwemmung, lassen sich automatisieren. Bei der täglichen Arbeit bekommst du davon nicht viel mit.

Tipps für eine erfolgreiche Einführung

Ein Büro zu digitalisieren ist eine Erfahrung, an die sich das gesamte Personal erst einmal gewöhnen muss. Das schließt das Management mit ein. Folgende Tipps helfen dabei, den Übergang in ein papierloses Büro so sanft und schnell wie möglich zu vollziehen.

Konsequenz

Lass keine Halbherzigkeiten oder Übergangslösungen zu. Gerade in der Anfangsphase hilft es, dazu den Drucker ausgeschaltet zu lassen und kein Dokument auszudrucken, das auch am Monitor genutzt werden kann. In Meetings ersetzt der Beamer ausgehändigte Unterlagen. Fördere Kollaborationen am Monitor, anstelle von Schmierzetteln oder temporären Aufzeichnungen.

Deutsche Cloud-Speicher

Nutze von Anfang an die Vorteile der Cloud-Speicher. Deutsche Rechenzentren unterliegen sehr strengen Datenschutzgesetzen, was den Übergang in ein papierloses Büro vereinfacht. Dadurch ist ein Cloud-Speicher oft sicherer, als das verteilte Speichern auf den Festplatten der Mitarbeiter-Laptops.

Aussagekräftige Dateinamen

Einmal eingeführte Strukturen später zu ändern, ist ein mühsames Unterfangen. Sorge daher von Beginn an für die Vergabe von aussagekräftigen Bezeichnungen für alle Dokumente. Viele Dokumentenmanagementsysteme (DMS) erlauben dabei die Nachahmung gewohnter Datei- und Ordnerstrukturen. Ein DMS erleichtert auch die Vergabe von Zugriffsrechten.

Fazit

Mit vorausschauender Planung und konsequenter Einführung spart ein papierloses Büro Kosten ein, nutzt die Arbeitszeit der Mitarbeiter effektiv aus und befreit Räume von Bergen verstaubter Akten. Die elektronische Signatur, sowie Maßnahmen zum Datenschutz und zur Datensicherheit stellen nur unwesentliche Hindernisse dar. Wenn du vom papierlosen Büro profitieren möchtest, liegt der erste Schritt in der sorgfältigen Planung einer geeigneten Datei- und Ordnerstruktur.

Nimm dir auf jeden Fall die Zeit, in die Podcast-Episode hineinzuhören, die weiter oben verlinkt ist bzw. abgespielt werden kann.

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