Wie du jederzeit fokussiert bleibst und so deine Ziele schneller erreichst

produktiver werden

Deine Aufgabenliste wird länger und länger? Du willst endlich produktiver werden?

Produktiver werden: Mit der Master Your Now – Methode

In dieser Episode verrate ich dir, wie ich noch produktiver werde, indem ich meine Aufgaben sinnvoll strukturiere und warum das auch für dich interessant ist!

Du willst noch produktiver werden?

Meine Herangehensweise lehnt sich an das Konzept von Michael Linenberger an. In seinem Buch „Master Your Now“ erklärt er eine tolle Methode, wie auch du deinen Arbeitstag noch besser strukturieren kannst. Hier erfährst du, wie ich die Methode anwende.

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Die Master Your Now – Methode gliedert Aufgaben in drei Gruppen. Nach Linenberger kann eine Aufgabe in nur einer Gruppe sein.

1. Critical Now

Die Aufgaben, die heute unbedingt erledigt werden müssen, da sonst (wenn sie eben nicht erledigt werden) ein spürbarer „Schaden“ entsteht. Es geht hierbei um unverschiebbare Deadlines, die eingehalten werden müssen. Zwei Beispiele hierfür sind: die Umsatzsteuervoranmeldung oder dein Hochzeitstag 😉

2. Opportunity Now

Hierbei geht es um Dinge, die in den nächsten zehn Tagen eine Rolle spielen werden.

Auch hier orientiere ich mich nochmals am Beispiel der Umsatzsteuervoranmeldung. Es kann die Situation entstehen, in der du deine Voranmeldung innerhalb der nächsten zehn Tage abgeben musst.

Dann gilt dies: Schaffst du es vorher, ist das gut (aber eben kein Muss!), denn damit hast du dir einen Stein aus dem Weg geräumt. Kurz gesagt: Opportunity Now Aufgaben sind noch nicht kritisch, du willst oder musst sie aber in den nächsten zehn Tagen angehen.

Übrigens: Eine Aufgabe aus der Gruppe ‚Opportunity Now‘ kann irgendwann ‚Critical Now‘, muss es aber nicht. Denn du kannst hier auch Dinge notieren, die du in Kürze angehen willst. Bist du zum Beispiel Single, dann kannst du dir vornehmen, dich innerhalb der nächsten 10 Tage bei einer Online-Partnervermittlich anzumelden. So eine Aufgabe wird aber sicher niemals ‚critical now‘, da nichts wirklich Schlimmes passiert, wenn du auch in 10 Tagen noch Single sein solltest. 🙂

3. Over the horizon

In dieser Gruppe finden sich Aufgaben, die nicht innerhalb der nächsten zehn Tage fällig werden. Als Beispiel: Die Urlaubsplanung für nächstes Frühjahr, wenn der Herbst grade angebrochen ist.

Die drei Gruppen abarbeiten

Michael Linenberger schlägt vor, alle Aufgaben nach diesem System in einem zentralen Task Manager Tool zu speichern. Des Weiteren empfiehlt er ein Mal pro Stunde die Critical Now Aufgaben durchzugehen, um den Fokus nicht zu verlieren.

Die Opportunity Now Aufgaben kannst du einmal am Tag checken: Denn hast du deine Critical Now Liste abgearbeitet, kannst du dich an deine Opportunity Now Liste machen. So erschaffst du dir einen zeitlichen Vorsprung und wirst noch produktiver. Die Over The Horizon Gruppe solltest du dir, nach Linenberger, ein Mal pro Woche ansehen. Möglicherweise ist aus einer darin enthaltenen Aufgabe eine Opportunity Now geworden, also etwas, das in zehn Tagen fällig wird.

Produktiver werden: So geht’s!

Ich selbst nutze den Todoisten. Dort notiere ich alle Aufgaben und positioniere sie in die drei Gruppen. Kommt mir während des Tages eine dringende Idee, notiere ich sie mir.

Du willst, so wie ich, nie wieder eine Idee vergessen? Dann schaue dir mein Video-Tutorial an!

Ich kann einzelne Aufgabe labeln, das heißt, ich nutze Tags, die ich an meine Aufgaben anhängen kann. Somit filtere ich meine Tasks im Todoisten und kann mir dort meine Aufgaben nach den entsprechenden Labels anzeigen lassen. Nur mit diesen drei Filtern nach der Master Your Now – Methode, kann ich sofort sehen, was jetzt dringend zu erledigen ist.

Und weil ich jede neue Aufgabe sofort einer der drei Gruppen zuordne, halte ich dieses System – quasi nebenbei – aktuell.

Meine drei Reflexionsfragen, um noch produktiver zu werden

Ist das wirklich eine Deadline?

Teilweise setze ich mir selbst Deadlines, die noch nicht sooo dringend sind. Das heißt, wenn ich die Deadline lösche, passiert trotzdem nichts Schlimmes. Ich füge dieser Aufgabe dann ein neues Label an und sie verrutscht so in meinem Todoisten.

Habe ich drei Aufgaben als wichtig markiert?

Hierbei geht es um Aufgaben, die zwar keine Deadline haben, aber dennoch wichtig sind. Ich markiere solche Aufgaben, die mich meinen persönlichen Zielen näher bringen.

Habe ich maximal 20 Aufgaben in der Opportunity Now?

Hier habe ich mir einfach selbst ein Limit gesetzt. Nur so bleiben meine Tasks realistisch. Denn wenn mehr Aufgaben in dieser Gruppe sind, dann weiß ich, dass ich diese gar nicht alle schaffe.

Ich finde, die Master Your Now –  Methode in Kombination mit einem Task Manager wie dem Todoisten ist ein wichtiges Werkzeug für noch mehr Produktivität.

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