So meisterst du die langweiligste Aufgabe des Tages

Inbox Zero

Dein Posteingang quillt täglich über und du wünschst dir eine Inbox Zero?

Wer kennt das nicht? Das E-Mail Postfach ist voll und bis du die Eingänge priorisiert hast, ist der halbe Tag vergangen? Das muss nicht sein!

Inbox Zero: So wirst du noch produktiver!

Heute geht es um die langweiligste Aufgabe des Tages. Ich spreche von der Bearbeitung von eingehenden und bereits eingegangenen E-Mails. Dazu gibt es ein tolles Konzept namens Inbox Zero. Bereits in der Episode 26 von Unternehmer.FM hatte ich über dieses Thema gesprochen. Mein Ansatz hat sich verändert!

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EIN SPANNENDES THEMA, NE?

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So benutze ich Inbox Zero

Der wichtigste Tipp ist: Du solltest Routinen und Handlungen unterlassen, durch die du selbst deine Inbox befüllst. Zum Beispiel: Du bist unterwegs, hast eine Idee und schickst dir die Idee als E-Mail. Klar solltest du deine Ideen speichern, aber bestmöglich nicht in deiner eigenen Inbox. Da habe ich eine bessere Lösung für dich!

Ich habe ein tolles Video-Tutorial gemacht. Hier lernst du, wie und wo du deine Ideen abspeichern und zu einem späteren Zeitpunkt abrufen kannst.

Zunächst zwei Tipps zum Thema Inbox Zero

Wenn du in einem Team arbeitest, ist es wahrscheinlich üblich, dass ein Großteil der Organisation und Koordination per E-Mail abläuft. Sollte das der Fall sein, dann weißt du vermutlich, welcher Aufwand in der Bearbeitung innerhalb der E-Mail Kommunikation notwendig ist. Ich möchte dir hier ein Tool vorstellen, mit dem deine interne Kommunikation im Team deutlich einfacher wird. Das Tool nennt sich Slack und funktioniert wie ein Instant-Messenger. Eine Art Team-Chat mit tollen Funktionen und deine Inbox wird deutlich leerer.

Newsletter umlegen!

Du bist sicherlich selbst Newsletter-Abonnent. Ich empfehle dir, ein separates Postfach anzulegen. In deinem Tagesgeschäft wirst du so von eingehenden Newslettern nicht abgelenkt und kannst sie dir dann bewusst durchlesen, wenn du die Zeit dafür hast. Trenne also deine Inboxen!

Drei Schritte, um Inbox Zero zu erreichen

1. Einen zentralen Posteingang einrichten

Am Allerwichtigsten ist es aus meiner Sicht, eine zentrale Inbox zu haben. Ansonsten musst du zwischen deinen Postfächern hin und her schalten.

2. Lasse dich nicht von deinen E-Mails ablenken

Ein weiterer, sehr wichtiger Punkt ist, dass du dich nicht von wichtigen Dingen durch deine E-Mails abhalten lässt. Es ist nun mal so, dass sich zwangsläufig interessante Themen in deinem Posteingang befinden und wenn du etwas wirklich Wichtiges zu tun hast, lass deine Inbox zu!

3. Einmal in der Inbox – alles abhaken

Wenn du dann also deinen Zeitpunkt gefunden hast, an dem du dich deinen E-Mails zuwendest, arbeite sie rigoros ab. Damit du erfolgreich zu deiner Inbox Zero kommst, habe ich hier einen Leitfaden für dich.

Der Inbox Zero Leitfaden

Kann das weg?
Frage dich, warum du eine E-Mail bekommst und bestelle unnötige Newsletter ab!

Warum ich?
Du arbeitest in einem Team und bekommst eine E-Mail, für die eigentlich jemand anderes zuständig ist? Dann leite an die entsprechende Person weiter.

Muss das jetzt?
Das Lesen einer E-Mail bedeutet nicht zwangsläufig, dass diese unbedingt jetzt bearbeitet werden muss. Möglicherweise findest du einen besseren Zeitpunkt. Du kannst hier die zwei Minuten Regel anwenden. Dauert die Bearbeitung weniger als zwei Minuten, mach es jetzt. Dauert es länger, dann mache aus der E-Mail einen Task. Ich mache das ganz einfach mit dem Todoisten, indem ich aus meinen E-Mails Tasks mit dem Label Mails mache. Zu meinen festgelegten Zeiten erledige ich dann die Tasks – alle auf einmal!

Mein BONUS-TIPP:

Ich habe einen Mitarbeiter eingestellt, der zuständig für meinen E-Mail-Account ist. Gemeinsam arbeiten wir aktuell an Muster-E-Mails, die Antworten auf häufig gestellte Fragen geben. So kann mein virtueller Assistent bereits einen Großteil der E-Mails abarbeiten und den Rest übergibt er mir vorsortiert. Eine super Sachen, denn so bleibt mehr Zeit übrig.

Möglicherweise eignet sich auch für dich ein virtueller Assistent, der dir zu mehr Zeit verhilft. Diese solltest du meiner Meinung nach in den Aufbau eines Sales Funnels stecken. Hier erfährst du, wie du laufend neue Kunden gewinnen kannst und dein Business mit weniger Zeiteinsatz noch profitabler wird.

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Beste Grüße
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P.S.: Denk’ daran. Erfolg ist keine Frage der Arbeitszeit! Am besten startest du noch heute – und zwar hiermit!

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